Política de privacidad

1Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

• Razón Social: Prosavis S.A.S.
• NIT: 902027137-1
• Dirección: Cra. 23 #85-13 Manzana 5 Casa 17, Pereira, Risaralda, Colombia
• Correo electrónico: support@prosavis.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 324 654 9657
• Área responsable de atender consultas y reclamos: Atención al Cliente – Protección de Datos (support@prosavis.com)

Para ejercer sus derechos sobre sus datos personales (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización), puede contactarnos a través de los canales indicados anteriormente. Como autoridad de control en materia de protección de datos personales, podrá igualmente acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co.

2Información que Recopilamos

Recopilamos la siguiente información cuando usa Prosavis:

• Información de registro: nombre, correo electrónico, número de teléfono, número de documento de identidad
• Información de perfil: fotografía, ubicación, preferencias de servicios
• Información de uso: interacciones con la aplicación, búsquedas realizadas
• Información técnica: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, identificadores del dispositivo, registros de fallos
• Información de ubicación: cuando acepta compartir su ubicación para encontrar servicios cercanos o validar la cobertura

2.1. Datos Recopilados del Sistema de Mensajería Interno

A través del sistema de mensajería interno, PROSAVIS recopila:

• Contenido de los mensajes enviados y recibidos
• Fecha y hora de envío
• Identificación del remitente y destinatario
• Estado del mensaje (enviado, recibido, leído)
• Archivos adjuntos compartidos

2.2. Datos Recopilados de Prosavito (Asistente con IA)

Cuando utiliza Prosavito, PROSAVIS puede recopilar y procesar:

• Contenido de las conversaciones con el asistente (mensajes del usuario y respuestas del modelo)
• Metadatos técnicos (identificadores de conversación, marca de tiempo, secuencia de turnos)
• Información necesaria para operar el servicio mediante proveedores de infraestructura de IA, bajo acuerdos de tratamiento aplicables

Estos datos se usan para prestar la asistencia, mejorar el producto de forma agregada, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales. Prosavito no sustituye el canal humano de Soporte.

2.3. Datos de los Canales Oficiales de WhatsApp, Correo y Teléfono

Cuando usted escribe o llama a los números oficiales de PROSAVIS o a sus correos (support@prosavis.com y comercial@prosavis.com), PROSAVIS recibe y conserva en su sistema de atención (CRM):

• Número de teléfono, nombre de perfil y, si lo comparte, correo, dirección y datos de facturación
• Contenido de los mensajes: texto, notas de voz, imágenes, documentos y ubicaciones que usted envíe
• Transcripciones automáticas de las notas de voz y descripciones automáticas de imágenes y documentos
• Fecha, hora y estado de los mensajes, etiquetas de atención y notas internas del equipo sobre su caso

Estos datos se usan para atenderle, agendar y confirmar servicios, enviar cobros y comprobantes, resolver reclamaciones y mejorar la calidad de la atención. Las conversaciones que usted sostenga con un proveedor tercero por su WhatsApp personal no pasan por PROSAVIS.

2.4. Uso de Inteligencia Artificial en la Atención

PROSAVIS utiliza herramientas de inteligencia artificial de terceros (por ejemplo, Google Gemini y xAI Grok) para transcribir notas de voz, describir imágenes y documentos, resumir conversaciones, sugerir respuestas y ayudar al equipo a consultar la agenda. Estas herramientas actúan como encargados del tratamiento. Las decisiones sobre su servicio (agendar, cobrar, reembolsar, suspender una cuenta) las toma una persona del equipo; la IA no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre usted. Las respuestas automáticas pueden contener errores y usted puede pedir en cualquier momento que le atienda una persona.

2.5. Datos del Servicio Prosavis Limpieza

Para prestar el servicio de limpieza, PROSAVIS trata:

• Dirección del inmueble, piso, instrucciones de acceso y datos del conjunto o edificio
• Fecha, hora, duración y estados de la Reserva (aceptada, en camino, en proceso, finalizada)
• Código OTP y su validación con fecha, hora y geolocalización
• Registro Fotográfico del estado del inmueble al inicio y al final del servicio
• Calificaciones, reseñas, reclamaciones y evidencia aportada
• Versión de los Términos y Condiciones aceptada y fecha y hora de la aceptación

2.6. Datos de Pagos y Facturación

PROSAVIS registra el valor, el medio y el estado de cada pago (Wompi, transferencia o llave Bre-B), los comprobantes que usted envíe y los datos necesarios para la factura electrónica (nombre o razón social, NIT o cédula, correo de facturación). PROSAVIS no almacena los datos de su tarjeta: los procesa directamente la pasarela Wompi.

2.7. Datos de Clientes Empresa y Contactos Comerciales

Cuando una empresa contrata o evalúa contratar el servicio, PROSAVIS trata los datos de contacto de sus representantes y empleados (nombre, cargo, correo y teléfono corporativos) y los datos de la empresa (razón social, NIT, dirección). Los datos de contacto de empresas también pueden provenir de fuentes de acceso público, como directorios empresariales y el sitio web de la empresa.

2.8. Fuentes de la Información

Recopilamos datos directamente de usted, de su dispositivo al usar la App o la Web, de los Profesionales de Limpieza durante el servicio, de los proveedores de pago y de fuentes de acceso público en el caso de contactos empresariales.

3Finalidades del Tratamiento

3.1. Finalidades del Servicio

Utilizamos su información personal para las siguientes finalidades:

• Proporcionar y mejorar nuestros servicios de conexión entre usuarios y proveedores
• Gestionar Reservas de Prosavis Limpieza: agendar, asignar Profesionales, confirmar, recordar, reprogramar y hacer seguimiento posterior al servicio
• Procesar pagos, reembolsos y reversiones, y emitir facturas electrónicas ante la DIAN
• Facilitar la comunicación entre clientes y proveedores de servicios
• Personalizar su experiencia en la aplicación
• Enviar notificaciones importantes sobre su cuenta y servicios
• Cumplir con obligaciones legales y prevenir fraudes
• Realizar análisis para mejorar la funcionalidad de la plataforma
• Resolver disputas entre usuarios y proveedores mediante el acceso a conversaciones internas
• Control de calidad de las interacciones y servicios prestados
• Seguridad: detectar y prevenir actividades fraudulentas, acoso, spam u otros comportamientos que violen nuestros términos

3.2. Comunicaciones Comerciales (Opcional)

Con su autorización previa, expresa y separada de la aceptación de los Términos y Condiciones, PROSAVIS podrá enviarle ofertas, descuentos, recordatorios para volver a agendar y novedades por WhatsApp, correo electrónico, SMS, notificaciones push o llamadas. En estos envíos PROSAVIS:

• Solo usará los canales que usted haya autorizado
• Solo enviará entre lunes y viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos (Ley 2300 de 2023)
• No le contactará por varios canales en la misma semana ni más de una vez en el mismo día
• Consultará el Registro de Números Excluidos de la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) y respetará su inscripción
• Le dará en cada mensaje una forma sencilla de darse de baja (por ejemplo, responder "BAJA" en WhatsApp o usar el enlace de cancelación del correo)

Negarse a recibir comunicaciones comerciales, o retirar la autorización, no afecta la prestación de los servicios contratados. Los mensajes estrictamente relacionados con un servicio que usted contrató (confirmación, recordatorio, cobro, comprobante, encuesta de calidad) no son publicidad y se seguirán enviando.

3.3. Publicidad en Plataformas de Meta

Con la misma autorización de comunicaciones comerciales, PROSAVIS podrá cargar en Meta Platforms (Facebook e Instagram) listas de números de teléfono cifrados mediante una función hash (SHA-256) para mostrar anuncios a clientes existentes, excluirlos de anuncios para clientes nuevos o crear audiencias similares. Meta compara los datos cifrados con sus usuarios y no recibe los datos en texto plano. PROSAVIS también mide qué conversaciones de WhatsApp provienen de anuncios. Usted puede pedir que su número se excluya de estas listas en cualquier momento.

4Compartir Información

4.1. Cuándo Compartimos Información

Prosavis no vende ni alquila su información personal. Solo la comparte en los siguientes casos:

• Con proveedores de servicios que usted elige contactar a través de nuestra plataforma
• Con el Profesional de Limpieza asignado: nombre, dirección e instrucciones necesarias para prestar el servicio
• Con prestadores de servicios técnicos que nos ayudan a operar la plataforma (encargados del tratamiento, ver 4.2), bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad
• Con la DIAN y demás autoridades cuando lo exija la ley, o para proteger nuestros derechos legales
• En caso de fusión, adquisición o venta de activos (con notificación previa)

4.2. Encargados del Tratamiento

PROSAVIS podrá cambiar o agregar encargados para operar el servicio, manteniendo garantías equivalentes. La lista actualizada se publica en esta Política.

5Datos Sensibles y Datos que Requieren Especial Cuidado

• Datos biométricos: si PROSAVIS implementa reconocimiento facial u otra verificación biométrica, pedirá su autorización expresa, previa e informada. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• Imágenes del interior del inmueble: el Registro Fotográfico se usa solo como evidencia del servicio. No se usa en publicidad ni se comparte con terceros sin su autorización, salvo requerimiento de autoridad.
• Geolocalización: se registra en la validación del OTP y en los estados de la Reserva, no de forma continua sobre el Cliente.
• Información de salud: si usted comparte información de salud (por ejemplo, alergias a productos de limpieza), se usa solo para adaptar el servicio.

Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles son facultativas.

6Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROSAVIS
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos
• Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROSAVIS
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos
• Acceder gratuitamente a sus datos personales
• Recibir sus datos en un formato estructurado y oponerse a tratamientos con fines comerciales

El procedimiento para ejercer estos derechos se describe en la Sección 13.

7Cookies y Tecnologías Similares

La Web usa almacenamiento local y cookies para mantener su sesión, recordar preferencias (tema e idioma), proteger los formularios contra abuso y procesar pagos. La App usa identificadores del dispositivo para notificaciones, analítica y reportes de fallos. El detalle está en el Aviso de Cookies. Puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador o dispositivo.

8Conservación de Datos

8.1. Conservación General

Conservamos su información personal durante el tiempo necesario para:

• Proporcionar nuestros servicios mientras mantenga una cuenta activa
• Cumplir con obligaciones legales (típicamente 5 años después de la inactividad)
• Resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos
• Prevenir fraudes y abusos de la plataforma

Puede solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento contactándonos.

8.2. Conservación de Conversaciones

Las conversaciones del sistema de mensajería interno y de los canales oficiales de WhatsApp y correo serán conservadas por un período de veinticuatro (24) meses contados desde la fecha del último mensaje, o por el tiempo que sea necesario para:

• Resolver disputas pendientes
• Cumplir con obligaciones legales
• Defender los intereses legítimos de PROSAVIS

Transcurrido este período, las conversaciones serán eliminadas de forma segura.

8.3. Conservación de Registros del Servicio y Facturación

• Registro Fotográfico y evidencia del servicio: hasta veinticuatro (24) meses después del servicio, o mientras haya una reclamación abierta
• Facturas, comprobantes de pago y soportes contables: el término que exigen las normas comerciales y tributarias (hasta diez (10) años)
• Registro de aceptación de los Términos y Condiciones: mientras exista la Reserva asociada y el plazo de prescripción de las acciones que de ella se deriven

9Transferencias y Transmisiones Internacionales

Algunos encargados de la Sección 4.2 almacenan o procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección de datos según la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC. En todos los casos:

• La transmisión se hace a encargados que actúan por cuenta de PROSAVIS y bajo sus instrucciones
• Los proveedores aplican medidas de seguridad y acuerdos de tratamiento de datos equivalentes o superiores a los colombianos
• PROSAVIS sigue siendo responsable frente a usted por el tratamiento

10Menores de Edad

Prosavis no está dirigido a menores de 18 años:

• No recopilamos intencionalmente información de menores de 18 años
• Si descubrimos que hemos recopilado información de un menor, la eliminaremos inmediatamente
• Los padres o tutores pueden contactarnos para solicitar la eliminación de información de menores
• Requerimos verificación de edad durante el registro

Si durante el servicio hay menores en el inmueble, el Registro Fotográfico se limita a las áreas a limpiar y se evita captar personas.

11Profesionales de Limpieza, Aspirantes y Proveedores

PROSAVIS trata los datos de sus Profesionales de Limpieza y de las personas que aplican a una vacante (identificación, contacto, hoja de vida, referencias, verificación de antecedentes, afiliación a seguridad social, cuenta para pagos, horas trabajadas, calificaciones y geolocalización durante los servicios) para seleccionar, vincular, programar, pagar, cumplir obligaciones laborales y de seguridad social y garantizar la seguridad de los clientes. El Cliente solo recibe el nombre, la foto de perfil y la calificación del Profesional asignado. Los datos de aspirantes no seleccionados se conservan hasta doce (12) meses para futuras vacantes, salvo que pidan su supresión antes.

12Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información:

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo
• Acceso restringido a información personal solo a personal autorizado, con registro de accesos
• Monitoreo regular de sistemas para detectar vulnerabilidades
• Respaldo seguro de datos en servidores protegidos
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y los aliados que acceden a datos de clientes

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, PROSAVIS lo informará a la SIC y, cuando corresponda, a usted.

13Procedimiento para Consultas y Reclamos

Puede ejercer sus derechos usted mismo, su causahabiente, su representante o apoderado, por cualquiera de estos canales:

• Correo electrónico: support@prosavis.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 324 654 9657
• Dirección: Cra. 23 #85-13 Manzana 5 Casa 17, Pereira, Risaralda, Colombia
• Canales de soporte en la aplicación

Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corregir, actualizar, suprimir datos o revocar la autorización, o denunciar un incumplimiento): el reclamo debe incluir su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o el correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo se responde en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Mientras se tramita, la base de datos mostrará la leyenda "reclamo en trámite".

Antes de acudir a la SIC, debe agotar este trámite ante PROSAVIS.

14Autorización y Base Legal del Tratamiento

PROSAVIS trata sus datos con base en:

• Su autorización previa, expresa e informada, que se obtiene al registrarse, al aceptar estos documentos o al escribirnos por los canales oficiales, y que queda registrada
• La ejecución del contrato de los servicios que usted solicita
• El cumplimiento de obligaciones legales, como la facturación electrónica y los requerimientos de autoridades
• Los casos en que la ley no exige autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012), como los datos de naturaleza pública

La autorización para comunicaciones comerciales y publicidad (Secciones 3.2 y 3.3) es independiente y opcional. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento cuando sea la base legal del procesamiento.

15Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente:

• Le notificaremos sobre cambios sustanciales a través de la aplicación, el sitio web o por correo electrónico, antes de aplicarlos
• Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija
• Mantendremos versiones anteriores disponibles para su revisión

16Vigencia

Esta Política rige desde el 7 de octubre de 2026 y sustituye las versiones anteriores. Las bases de datos de PROSAVIS estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas en la Sección 3 y por los plazos de conservación de la Sección 8.

PROSAVIS S.A.S. – NIT 902027137-1 – Cra. 23 #85-13 Manzana 5 Casa 17, Pereira, Risaralda, Colombia – www.prosavis.com